Dateien richtig benennen
Um eine bessere Struktur zu haben, ist es zwingend notwendig, dass Dateien einen eindeutigen Namen haben. Hierfür ist wichtig, dass der Name der Datei muss einfach, und deutlich sein.
So ist zum Beispiel: „Poster Aktion.pdf“ nicht eindeutig und führt zu Verwirrung. Besser ist z.B.: „Poster Reg Aktion Stuttgart Nov 2018“, da hier ganz klar ist wem diese Datei zuzuordnen ist.
Dateien an der richtigen Stelle hochladen
Wie in hier beschrieben, gibt es mehrere SharePoint Webseiten. Alles was den Standort betrifft muss auf der standorteigenen Webseite hochgeladen werden.
Alles was einen Ressort betrifft und noch bearbeitet wird auf der Webseite vom entsprechenden Ressort hochgeladen. Nachdem die Dateien der Bereiche z.B. diese Anleitung fertig gestellt sind und für alle nutzbar ist, wird sie in der entsprechenden Dokumentenbibliothek der AIAS Deutschland Webseite hochgeladen.
Alle Dateien auf der AIAS Deutschland Webseite sollten nach Möglichkeit nur in einer Version abgelegt sein. Veraltete Versionen können in den Ressort Sharepoint Seiten gespeichert werden.
Dateien freigeben
Wenn du eine Datei vom SharePoint freigeben möchtest navigiere zu der Datei. Klicke dann in der Zeile der Datei auf das „Teilen Symbol“. Hier kannst du auswählen, mit wem du die Datei teilen möchtest. Sollte hier eine Funktion nicht verfügbar sein die benötigt wird wende dich bitte an den Support.